退去立会いの流れを4ステップで整理｜管理会社が工事の手配まで迷わない段取り
宮良優奈退去立会いの流れは、管理会社や大家さんが毎回きちんと整えておきたい大切な手順です。立会いの段取りが曖昧だと、あとの原状回復工事まで遅れやすくなります。
「立会いの日に何を見ればいいのか分からない」「確認した内容が、工事の見積もりにうまく伝わらない」。そんなお悩みは、流れを先に決めておくと減らせます。
そこでこの記事では、退去の連絡から工事の手配までを順番に整理します。なお、立会いの進め方は契約内容や物件によって異なりますので、自社の運用にあわせて読み替えてください。
退去立会いの流れを大きく4つに分けると
まず、全体の流れを4つに分けて考えると分かりやすくなります。それぞれの段階で、何を決めておくかが大切です。
- 退去の連絡を受けて、立会いの日程を決める
- 立会い当日に、室内の状態を確認して記録する
- 確認した内容をもとに、工事の見積もりを依頼する
- 見積もりに合意したら、工事の日程と鍵の受け渡しを決める
ただし、すべてを一人で抱え込む必要はありません。記録の取り方と依頼の仕方を型にしておけば、担当者が変わっても同じ品質で進められます。
退去立会いの流れ①｜連絡を受けたときの準備
最初のポイントは、退去の連絡を受けた時点で動き出すことです。立会いの前に、契約書や入居時の記録を確認しておきましょう。
立会いの前に確認したいこと
- 賃貸借契約書の原状回復に関する特約の有無
- 入居時の室内の写真や状態の記録
- 退去日と、鍵の返却方法
- 立会いに来る人(入居者・管理会社・オーナー)
また、費用負担の考え方は、国土交通省の原状回復をめぐるトラブルとガイドラインが参考になります。個別のケースは契約内容や状況によって異なります。
さらに、原状回復とリフォームの違いを整理しておくと、立会いの場で「どこまでが原状回復か」を落ち着いて説明しやすくなります。
退去立会いの流れ②｜当日の確認と記録
次に、立会い当日です。部屋を順番に見ていき、気になる箇所はその場で写真に残します。あとから見積もりを依頼するときに、状態が正確に伝わります。
見る順番を決めておく
たとえば、玄関から奥へ向かって、壁、床、天井、水まわりの順に確認する方法があります。順番を決めておくと、見落としが減ります。
- 壁紙(クロス)の汚れ・はがれ・破れ
- 床の傷・へこみ・めくれ
- 建具(ふすま・障子・網戸)の状態
- 畳の傷みや日焼け
- 水まわりの汚れと設備の動作
一方で、立会いの場で金額の話まで決めようとすると、話が長引きがちです。当日は状態の確認と記録に集中し、費用は見積もりを見てから整理するほうがスムーズです。
確認のあとに「クロスと床のどちらを優先するか」で迷う場合は、退去後のクロスと床はどちらを優先するかの記事も参考になります。
退去立会いの流れ③｜見積もりの依頼で時間を縮める
立会いが終わったら、できるだけ早く見積もりを依頼します。ここで時間がかかると、空室の期間がそのぶん延びてしまいます。
依頼のときは、間取り、床面積、直したい箇所、鍵の場所をまとめて伝えると、やり取りの回数が減ります。さらに、立会いで撮った写真を添えると、状況が伝わりやすくなります。
大家さんの内装屋では、見積もりの日程調整から工事の完了まで、やり取りをメールで完結できます。そのため、電話の折り返しを待たずに、手が空いたときに進められます。
クロスと床などをまとめて任せる
また、クロス・床・ハウスクリーニングなどは、まとめて任せることができます。適切な職人はスタッフが手配しますので、窓口が一つで済みます。
網戸や障子の傷みが気になるときは、クロス以外もまとめて依頼する方法も確認してみてください。
退去立会いの流れ④｜工事の日程と鍵の受け渡し
最後に、工事の日程と鍵の受け渡しを決めます。実はここで、手間がかかる管理会社も少なくありません。工事の当日に誰かが現地で待つ必要があると、調整が難しくなるからです。
大家さんの内装屋では、鍵を現地に設置していただければ、工事の立会いは不要です。そのため、退去立会いが終わったあと、すぐに工事へ進めやすくなります。
- 鍵の置き場所(キーボックスなど)を、物件ごとに決めておく
- 工事の開始日と完了予定日を、メールで共有する
- 工事が終わったら、完了の連絡と写真を確認する
複数の物件を担当している場合の考え方は、管理会社の原状回復業務を効率化する方法にまとめています。あわせて読むと、運用の型を作りやすくなります。
退去立会いの流れでよくあるつまずきと対策
流れを決めていても、実際の現場では思わぬところで手が止まることがあります。ここでは、よくあるつまずきと対策を紹介します。
記録が足りず、見積もりをやり直す
たとえば、写真が少ないと、工事の範囲を確かめるために再度の連絡が必要になります。そのため、各部屋の全体と、傷みのある箇所のアップを両方撮っておくと安心です。
立会いと工事の間が空いてしまう
また、立会いのあとで見積もりの依頼を後回しにすると、空室の期間が延びてしまいます。なぜなら、工事の日程は先に埋まっていくからです。立会いの当日中に依頼まで済ませる運用にすると、待ち時間を減らせます。
担当者によって確認の内容が変わる
さらに、人によって見る場所が違うと、品質にばらつきが出ます。チェックリストを一枚作り、全員が同じ順番で確認するようにしましょう。
- 写真は部屋ごとに全体とアップを撮る
- 立会いの当日中に見積もりを依頼する
- チェックリストを共有して、確認の漏れを防ぐ
費用を抑えて進めるための考え方
費用の面でも、流れを整えることは役立ちます。ただし、安さだけで選ぶと、あとから追加の費用が出ることもあります。そのため、何が含まれた価格なのかを確かめましょう。
大家さんの内装屋のクロス張替えは、材料・工賃・はがし・下地処理・残材処分が含まれたコミコミ価格です。職人と直接提携しているため、余計な人件費がかかっていません。さらに、賃貸住宅でよく使われる量産品クロスで、価格を抑えています。
料金は料金表に掲載しています。見積もりのコツはクロス張替えの見積もりで失敗しない方法で解説しています。
退去立会いの流れのまとめ
ここまでの退去立会いの流れを、もう一度整理します。
- 連絡を受けたら、契約書と入居時の記録を確認する
- 当日は、決めた順番で確認し、写真で記録する
- 立会い後は、すぐに見積もりを依頼する
- 工事の日程と鍵の受け渡しは、メールで決めておく
もちろん、物件ごとに事情は違います。ただし、流れを決めておくだけで、立会いから工事までの待ち時間は短くしやすくなります。
まずは、次の退去で使える形にして、退去立会いの流れを社内で共有してみませんか。具体的な金額は、見積もりページでご確認ください。
